オフィス移転における業者選びの重要ポイント
オフィスや事務所の移転を成功させるために重要なのが、移転業者の選定です。サービス・サポートの範囲は、業者によって異なります。事前にしっかりと比較し、ニーズに応えられる業者を選びましょう。
今回の記事では、そんなオフィス移転に関する業者選びの重要なポイントについて解説します。
オフィス移転業者のサービス範囲
まずは、オフィス移転業者が請け負う法人向けの引越しサービス範囲を理解しておきましょう。
一括サービスと限定サービスの業者
オフィス移転業者には、一括サービスに対応している企業と、限定的なサービスを提供している企業の2種類があります。オフィス移転の際はどちらを利用するか、最初に方針決定が必要です。
一括サービスであれば、オフィス移転に必要となる業務をワンストップで任せられます。それぞれの業者への手配や調整を含めて一任できるため、少ない負担でオフィス移転を進められるでしょう。初めてオフィス移転を行う場合や、通常業務への支障をできるだけ減らしたい企業に向いています。
一括サービスに対応している業者だけでなく、オフィス移転に必要な業務を限定的に提供している業者に依頼する方法もあります。例えば、内装のデザインは設計会社へ、工事は工事請負業者、荷物の梱包や運搬などの作業は引っ越し業者など、複数の業者に手配を行いながら進めていく形です。
ある程度自社でプランを立てたり、移転業務を行ったりする必要が出てくる一方、必要なサービスだけを選択しながら進めていくため、無駄なコストを省くことができるでしょう。また、オフィス移転に関するノウハウを自社に蓄積でき、その後の移転へと生かしていける点もメリットと言えます。
それぞれのメリット・デメリットを把握することはもちろん、業者ごとのサービス範囲や見積もりをしっかりと調べた上で、ニーズと予算にあった業者を選定しましょう。
オフィス移転に必要なサービス内容
オフィス移転をサポートするサービスには、具体的にどのようなものがあるかを理解しておきましょう。全体のスケジュールを把握し管理することも重要です。
まず必要になるのが、移転先のオフィスデザイン・レイアウトの作成です。移転でどんな働き方を実現したいのか、社員にどんな気分で働いてほしいのかなど、自社が希望する具体的なイメージや予算も踏まえながら、専門家に相談の上で進められます。
オフィスデザインやレイアウトの提案と合わせ、家具選定も代行してもらえるサービスもあります。家具選びも、オフィスの雰囲気づくり、社員にとって過ごしやすいオフィスづくりを行うために重要です。また、家具の分解・組み立てに関しても、業者に任せることで負担の軽減につながります。
また、現オフィスの原状回復工事も、専門業者のサポートを受けながら行いましょう。具体的には、解体や塗装、天井設備や壁紙の張り替え、電気設備の工事、什器・備品などへの対応が必要となります。原状回復はオフィスの状態によっては時間がかかることも考えられるため、早めにプランを立てておきましょう。
オフィス移転業者のアフターフォローの重要性
一度は移転が無事完了したように思えても、働き始めてから課題が見つかることもあります。オフィス移転業者を選定する際は、アフターフォローの充実度についてもチェックしておきましょう。
トラブル発生時のサポート
オフィスを移転した後、インターネット回線の調子が悪いなど、思いがけないトラブルが発生することもあります。そうした移転後に発生したトラブルに対し、どこまでフォローしてくれるのかは、業者によって差が出る部分です。
アフターフォローが充実している業者であれば、移転後に発生した不具合にも柔軟に対応してくれます。業者選びの際には、万が一のトラブル発生時のサポート体制もチェックしておきましょう。
改善要望への対応
移転を計画どおりに実現できても、実際にオフィスとして利用してみると「思っていたよりも使いづらい」など、改善したい点が見つかることもあるでしょう。アフターフォローとして、そうしたレイアウトや家具の変更などにも柔軟に対応してくれる業者であれば、より理想的なオフィス環境にも近づけます。
トラブル発生時はもちろん、移転後の細かい改善要望にも対応してくれるようなアフターフォロー体制を備えた業者を選定するのがおすすめです。
まとめ - オフィス移転業者選びのポイントと最適な選択
オフィス移転は、企業の成長や社員の満足度の向上への大きなきっかけとなります。移転を成功させるためには、業者からのサポートが欠かせません。現状のオフィスよりも、さらに理想的なオフィスを実現するために、ニーズを叶えてくれる移転業者を選択しましょう。特にアフターフォローに関しては、移転後のオフィスを実際に利用した上で、さらに理想的な環境へ近づけるためにも重要です。移転業者を選択する際は、アフターフォロー体制についても重視しましょう。
なお、ACTUS for PROFESSIONALでもオフィス移転のご相談を承っております。オフィス移転の事例について以下の記事もご参考にしてください。